Integritetspolicy

 

Vi värnar om din personliga integritet

För att vi på Provectum ska kunna bedriva vår verksamhet behöver vi behandla vissa personuppgifter. Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss och vi eftersträvar en hög säkerhetsnivå i vårt dataskyddsarbete. All behandling av personuppgifter sker utifrån bestämmelserna i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

 

Personuppgiftsansvarig

Provectum System AB (nedan Provectum) är personuppgiftsansvarig enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) för den behandling av personuppgifter som sker inom organisationen.

Som personuppgiftsansvarig bär Provectum ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt.

 

Tillämpningsområde

Denna integritetspolicy gäller:

• för den personuppgiftsbehandling som sker i samband med att du är kund hos oss.

• för den personuppgiftsbehandling som sker i samband med att du kontaktar oss i ett support- eller inköpsärende.

• för den personuppgiftsbehandling som sker för leverantörer vid inköp och administration.

• för den personuppgiftsbehandling som sker i samband med rekrytering.

 

Personuppgifter som behandlas

Vårt främsta syfte med att behandla dina personuppgifter är för att Provectum ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som kund (privat eller via företag) eller leverantör. Vi samlar även in uppgifter om dig som ännu inte är kund, men som kontaktar oss i ett support- eller inköpsärende.

 

Personuppgifter innebär alla uppgifter som går att hänföra till dig som fysisk person. Provectum kan komma att behandla följande av dina uppgifter:

• Kontaktuppgifter i form av namn, adress, e-postadress, telefonnummer och personnummer.

• Vi sparar även data om vilka av våra tjänster eller produkter du beställer och använder samt på vilket sätt du använder dem.

• När du kontaktar vår support samlar vi in den information du uppger till oss för att vi ska kunna hjälpa dig med ditt ärende.

• Övrig information som vi mottar från dig

 

Vi behandlar inte känsliga personuppgifter förutsatt det inte finns specifikt samtycke för att hantera dessa.

 

Så här samlar vi in personuppgifter

Vi samlar in och behandlar data som

• du uppger själv när du blir kund hos oss.

• du uppger när du kontaktar oss i form av noteringar, chatt-konversationer, e-post och samtal.

• du som leverantör lämnat till oss.

• vi hämtar från andra källor – t ex UC, allabolag.se

 

Exakt vilken information vi samlar in om just dig beror på typen av ärende som du kontaktar oss.

 

Detta använder vi personuppgifter till

För att vi ska behandla din data krävs det att någon av följande rättsliga grunder uppfylls:

• Krav för att fullgöra avtalet med dig.

• Krav för att fullgöra en för Provectum rättslig förpliktelse.

• Behandlingen ligger i både ditt och Provectums intresse.

• Samtycke från dig för just den behandlingen.

 

För att vi ska kunna tillhandahålla rätt service till dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om vad vi använder din data till, samt vilken rättslig grund behandlingen har stöd i.

 

Tillhandahålla våra produkter och tjänster

Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund och för att hantera och leverera de tjänster och produkter du beställer. Samt personuppgifter som krävs för att hantera fakturering och betalning.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal.

 

Kommunikation och support

Vi använder dina kontaktuppgifter och information om din IT-miljö och de IT-tjänster du använder som grund för att ge en god service och bra support, samt att hjälpa dig att göra rätt val vid inköp av varor och tjänster.

Vi kan använda personuppgifter från tidigare kontakt med oss för att kunna ge dig bättre hjälp.

Rättslig grund: Berättigat intresse, samtycke och fullgörande av avtal.

 

Utveckling av våra tjänster och produkter

Vi behandlar personuppgifter kring hur du använder våra produkter och tjänster, samt uppgifter från kontakt med oss, som underlag för att förbättra din upplevelse specifikt och våra tjänster generellt.

Rättslig grund: Berättigat intresse och samtycke.

 

Marknadsföring

För att kunna marknadsföra relevanta produkter och tjänster till dig efter dina behov behandlar vi personuppgifter om vilka tjänster du använder och hur du använder dem.

Rättslig grund: Berättigat intresse och samtycke.

 

Inköp av produkter och tjänster

Vi använder dina kontaktuppgifter som leverantör eller tänkbar leverantör i syfte att kunna inhandla rätt produkter och tjänster, samt att kunna få support i dessa ärenden.

Rättslig grund: Berättigat intresse, samtycke och fullgörande av avtal.

 

Lagstadgade skyldigheter

Vi behandlar personuppgifter i syfte att efterfölja de krav lagen ställer.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.

 

Rekrytering

Vi behandlar personuppgifter i syfte att utvärdera kandidater.

Rättslig grund: Berättigat intresse

 

Så länge sparar vi personuppgifter

Behandlingstiden för dina personuppgifter varierar beroende på vilken typ av behandling som avses, syftet med behandlingen och kategorin behandlingen tillhör.

• Personuppgifter nödvändiga för bokföringsändamål (Kund och Leverantör) lagras i minst 7 år.

• Personuppgifter nödvändiga för administration av kundrelation samt tillhandahållande av våra produkter och tjänster lagras i 36 månader efter det att det aktiva kundförhållandet upphört. Det aktiva kundförhållandet kan upphöra på två olika sätt: aktiv uppsägning från kund, alternativt förfluten tidsperiod efter senaste aktivitet såsom support eller kontakt via mejl eller telefon.

• Personuppgifter nödvändiga för administration av leverantörsrelation lagras i 36 månader efter det att det aktiva leverantörsförhållandet upphört. Det aktiva leverantörsförhållandet kan upphöra på två olika sätt: aktiv uppsägning av leverantör, alternativt förfluten tidsperiod efter senaste aktivitet såsom kontakt via mejl eller telefon.

• Personuppgifter som behandlas i samband med rekrytering lagras under den tid då rekryteringsprocessen pågår.

 

Behandlingstiden kan komma att förlängas i enskilda fall då det är motiverat.

 

Överföring till tredjepart

Provectum kan komma att överföra dina personuppgifter till ett så kallat personuppgiftsbiträde och dess eventuella underbiträde som är behjälpligt vid vår kommunikation med dig (till exempel app för telefonväxel, tryckeri eller mailutskickstjänst) samt för drift och backup av interna system.

 

Provectum kan också komma att överföra dina personuppgifter till ett så kallat personuppgiftsbiträde i samband med att ni köper produkter eller tjänster av oss som kräver detta.

 

Detta personuppgiftsbiträde och dess eventuella underbiträde kommer endast att behandla dina uppgifter för specificerade ändamål kring dessa specifika ändamål.

 

Vi kan komma att överföra dina uppgifter till ett land utanför EES (tredjeland). I dessa fall kommer vi att inhämta ditt samtycke alternativt tillförsäkra oss om att överföringen är laglig och att biträdet tillämpar en adekvat säkerhetsnivå.

 

Vi eftersträvar att aldrig dela mer personuppgifter än absolut nödvändigt för respektive ändamål.

 

Personuppgifter i samband med IT-service, drift och support

I de fall Provectum, i rollen som IT-leverantör för service, drift och support, får tillgång till personuppgifter så är det du som är personuppgiftsansvarig och Provectum agerar personuppgiftsbiträde. Behandling av dessa uppgifter regleras inte i denna Integritetspolicy, utan ska då regleras via ett separat Personuppgiftsbiträdesavtal.

 

Likaså vid inlämnande av dator mm på service så har vi tillgång till dina data och kan tillfälligt behöva ta backup av dessa. Vi behandlar enbart dessa data i syfte att hjälpa dig och dessa tillfälliga backuper raderas från våra system så snart ärendet anses avslutat.

 

Du bestämmer över dina personuppgifter

Enligt dataskyddsförordningens bestämmelser äger du som registrerad rätten att tillgå information om vilka personuppgifter om dig som behandlas inom Provectum System AB. För att få tillgång till denna informationen behöver du skicka in en signerad skriftlig begäran till den adress som du finner längst ner på denna sida. Du äger också rätten till att få behandlingen begränsad, invända mot behandlingen eller få dina uppgifter raderade.

 

Vi som personuppgiftsansvariga är skyldiga att endast behandla personuppgifter som är korrekta och relevanta utifrån ändamålet. Om du anser att en uppgift om dig är missvisande eller felaktig eller om du vill dra tillbaka ditt samtycke eller invända mot behandlingen kan du kontakta oss om detta.

 

Provectum System AB

Holländargatan 27

113 59 STOCKHOLM

gdpr@provectum.se

08-458 98 00